Los problemas de la función CONTAR y los filtros

El problema de contar los datos que hemos filtrado

Cuando hemos aplicado un filtro a nuestros datos y queremos determinar el número de filas visibles en dichos datos filtrados, podemos tener un problema cuando utilizamos la función CONTAR, pues ésta nos devuelve el número total de filas, incluidas las que no se muestran en la lista filtrada.

Esto es en realidad un comportamiento normal: la función CONTAR devuelve todas las filas de un rango, sean visibles o no. Si deseamos averiguar el número de líneas que cumplen los criterios de nuestro filtro, hay varias técnicas que podemos utilizar.

  • Podemos seleccionar todo el rango de celdas visibles (es decir, una vez filtrado) y comprobar en la barra de estado de Excel el número de líneas visualizadas en el filtro. Este dato deja de mostrarse tan pronto como empecemos a editar otra información en la hoja de cálculo, pero volverá a aparecer si volvemos a aplicar el filtro y seleccionar el rango.

barra de estado

  • Si deseamos utilizar una fórmula para determinar el recuento de datos, podemos utilizar la función CONTAR.SI.  Todo lo que tendríamos que hacer es asegurarnos de que el criterio especificado en la función CONTAR.SI es el mismo que el utilizado en el filtro. El inconveniente de esto, por supuesto, es que si cambiamos los criterios en el filtro también necesitaríamos modificar los criterios CONTAR.SI según los nuevos criterios del filtro.

Resultado de la función CONTAR.SI

  • También podemos utilizar la función SUBTOTALES para determinar el recuento de datos. En este caso, si la información filtrada estaba en la columna D, podríamos utilizar la fórmula de SUBTOTALES para mostrar un recuento de las filas filtradas.

Utilizando la fórmula SUBTOTALES

=SUBTOTALES(2,D:D)

El resultado, como se ve, es el mismo que hemos obtenido mediante las anteriores vías. La diferencia radica en que si cambiamos los criterios del filtro la función SUBTOTALES se actualizará también con los nuevos criterios.

Dentro de los argumentos de la función SUBTOTALES, debemos recordar que el primer parámetro, 2, indica que deseamos que Excel utilice la función CONTAR para determinar el resultado de la fórmula. Si cambiamos este parámetro a 3 entonces SUBTOTALES usará CONTARA  en vez de CONTAR. En cualquier caso, SUBTOTALES sólo cuenta las filas visibles, estén filtradas o no.

 

 

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