El curioso caso de las fechas en Excel

Ya hemos visto los diferentes formatos de celda que podemos usar en Microsoft Excel, así como crear formato personalizados para nuestros datos, no obstante, como comentamos en el curso de Excel para Contables y Controllers, las fechas son un caso singular en Excel. Si introducimos datos que puede ser interpretados como una fecha, Excel la trata como tal. Por tanto, nuestros datos, convertidos en una fecha, se transformarán en un número entero equivalente Excel utiliza internamente para representar fechas. Por ejemplo, cualquiera de las siguientes entradas será convertida a una fecha por Excel:

fechas-excel

Si introducimos datos como los de la columna de la izquierda, Excel los transformará en formato fecha tal como aparecen en la columna central. Estas fechas tiene asignado un número equivalente al número de días transcurridos desde el primero de enero de 1900.

Si introducimos el primer ejemplo, Excel lo convertirá en una fecha y mostrará esa fecha como mejor pueda determinar, independientemente si finalmente es acertada o no con lo que queremos poner. Si, como es el caso del ejemplo que se muestra en la imagen (13/12 ó 1/5), no hemos puesto algún dígito que Excel pueda interpretar como el año, Excel asumirá que nos referimos al año en que nos encontramos. También podemos usar guiones en lugar de barras oblicuas y Excel se dará cuenta de que estamos introduciendo una fecha, en este caso, valga la pena destacar que también podía ser el caso de que quisiésemos escribir una fórmula (=13-12/18) y que al olvidarnos introducir el signo igual (o más +) precediendo la operación, Excel lo interpretará como fecha.

Independientemente de cómo escribamos una fecha, Excel la convierte en un número de serie especial (tal como aparece en la tercera columna de las tablas) y la almacena internamente en ese formato. La forma en que vemos la fecha en nuestra pantalla es una consecuencia del formato de la celda.

Entendiendo que Excel siempre tratará de convertir una entrada en una fecha si puede ser considerada como tal, y valga decir que en esto Excel es muy imaginativo y nos puede jugar una mala pasada si no estamos atentos, podemos evitar que Excel haga tales conversiones:

  • Dando formato a la celda como Texto antes de ingresar un valor en la celda.
  • Preceder de un apóstrofe la entrada de los datos (ej. «13/12).
  • Preceder de un signo igual o de suma la entrada de los datos (ej. +13/12)

Cualquiera de los dos primeros enfoques obliga a Excel a tratar nuestros datos como una cadena de texto y no como una fecha. El tercer enfoque trata la entrada como una fórmula real, de modo que Excel convertiría =13/12 a 1,08333333, que es 13 dividido entre 12.

 

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