Amortización del inmovilizado

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Plantilla con el inventario de inmovilizado

En la siguiente lección hemos querido mostrar paso a paso como montaríamos una plantilla en la que calcular la amortización y que pudiéramos actualizar año tras año sin ninguna complicación.

En primer lugar, necesitaremos los datos del inmovilizado que como mínimo deben comprender una pequeña descripción que nos sirva para su identificación (por ejemplo, para llevar un control de los elementos inventariados si posteriormente se da de baja cualquier elemento), la fecha de adquisición de cada elemento, el coste de este inmovilizado y el porcentaje de amortización (o vida útil). Para exponer nuestro ejemplo partimos de los siguientes datos que, podremos haber exportado a Excel con nuestro programa de contabilidad o haberlos traspasado de forma manual en una hoja de cálculo:

En el ejemplo, además de la información recomendada, hemos reflejados datos sobre la factura del proveedor de inmovilizado (recordemos que deberemos guardar dichas facturas, al menos, mientras dicho elemento de inmovilizado se esté amortizando), la ubicación donde se encuentra el elemento de inmovilizado y un enlace que apunta a un archivo jpg de la foto del inmovilizado. Todos estos datos pueden no ser necesarios y serán más o menos recomendable según las necesidades de nuestra empresa.

Estableciendo las columnas donde pondremos los cálculos de la amortización y datos auxiliares.

En cualquier caso, antes de empezar a escribir la fórmula, necesitaremos un par de celdas con una serie de datos auxiliares para posteriormente vincularlos a nuestras fórmulas. Estos datos van a ser la fecha de cierre del ejercicio anterior y la fecha de cierre del ejercicio actual. Mi recomendación es que estos datos se reflejen en una zona visible pero apartada de los datos económicos del inmovilizado, puede ser en una pestaña distinta o como en nuestro ejemplo en la parte superior izquierda de nuestra hoja Excel de manera que, aunque son visibles, no interfieren en nuestros cálculos.

Fechas de cierre ejercicio actual y anterior

Hemos especificado el coeficiente de amortización (que para facilitar el ejemplo es el mismo para todos los elementos), la fecha de cierre del ejercicio actual como del anterior. También podemos ocultar cualquier columna que contenga datos que estrictamente no necesitemos, aunque esto dependerá de nuestras preferencias y nunca debemos perder de vista que debe reflejarse suficientemente información para que seamos capaces de identificar cualquier elemento dentro de la compañía o llegado el momento en que se dé una baja o venta de un elemento, lo lamentaremos si no somos capaces luego de identificar el elemento dentro de la tabla.

A la derecha de los datos que hemos exportado de nuestra contabilidad crearemos columnas que nos dirán la amortización acumulada en apertura, la dotación anual y la amortización acumulada al cierre del ejercicio. Además, hemos creado otra columna en la que indicaremos si el elemento está totalmente amortizado y otra donde se refleje el valor neto contable del elemento en la fecha de cierre del ejercicio.

 

Columnas para el cálculo de la amortización

Ahora tenemos los datos suficientes como para completar las fórmulas que vamos a utilizar y arrastrar éstas al resto de elementos del inmovilizado. Para ello, vamos a crear una fórmula condicional anidada fijando las celdas que hacen referencia a la fecha de cierre y al coeficiente de amortización, y teniendo en cuenta tres casos posibles:

  • El elemento del inmovilizado se incorporó en ejercicios anteriores y a fecha de cierre del ejercicio actual y/o del cierre del ejercicio anterior se encuentran totalmente amortizados, por lo que en el primer supuesto la dotación se hará por la parte pendiente hasta el importe del precio de compra y en el caso de que ya esté el elemento totalmente amortizado en fecha de apertura, la dotación a la amortización será nula en el ejercicio actual.
  • El elemento del inmovilizado se incorpora durante el ejercicio económico actual, por lo que la amortización acumulada en el cierre del ejercicio anterior (o en la apertura del ejercicio actual) es nula. Además, se amortizará solo por la parte proporcional del año en que dicho elemento se ha incorporado en el proceso productivo.
  • El elemento se incorporó en ejercicios anteriores y a fecha de cierre su valor neto contable es positivo, este es el caso más conocido y no entraña ninguna complicación, ya que es el precio de coste multiplicado por el coeficiente de amortización anual especificado.

Desgranando las fórmulas

Por tanto, tenemos una serie de condicionantes:

– Si la fecha de compra es anterior a la fecha de cierre del ejercicio (o ejercicio anterior), la amortización acumulada al cierre (o al cierre del ejercicio anterior) es cero. Por tanto, la amortización acumulada:

=SI(Fecha de compra>Fecha de cierre; Cero ; Dotación anual por el tiempo transcurrido en años)

– Si la dotación anual por el número de años entre la fecha de cierre del ejercicio (o ejercicio anterior) es superior al valor del bien, entonces la amortización acumulada del ejercicio (o ejercicio anterior) es igual al precio de compra o coste del inmovilizado. Lo que es lo mismo:

=SI(Dotación anual por el tiempo transcurrido hasta el cierre del ejercicio> Valor de compra o coste de fabricación del inmovilizado; Valor de compra ; Dotación Anual por el tiempo transcurrido).

– Si el inmovilizado se adquirió en periodos anteriores y en la fecha de cierre (o cierre del ejercicio anterior) no se encuentra totalmente amortizado, se dotará a la amortización de manera normal y la amortización acumulada presentará una fórmula similar a esta:

=Valor de compra *  Coeficiente anual de amortización *(Fecha de cierre – Fecha de compra) / 365.

De este modo tendríamos las siguientes fórmulas Excel en nuestro archivo de ejemplo:

Fórmulas introducidas en Excel
Fórmulas condicionales anidadas introducidas en las columnas de amortización acumulada. Por simplificación, la dotación la calculamos como diferencia ente la acumuladas del año con el anterior.

El área donde escribimos las fórmulas lo hemos sombreado a propósito en otro color, así si la plantilla es utilizada por otras personas no tan habituadas en utilizar Excel les será más fácil identificar qué celdas tienen que arrastrar cuando den de alta nuevos elementos de inmovilizado.

… ¿y si queremos identificar los elementos totalmente amortizados y el valor neto contable?

Para el caso de las otras dos columnas que se aprecian en la tabla y que muestran si el inmovilizado está totalmente amortizado y su valor neto contable, son muy sencillas de calcular. La primera mediante la condición “=SI” comparando si la amortización acumulada es igual al precio de compra y la segunda como diferencia entre el valor de compra y amortización acumulada al cierre del ejercicio actual.

Fórmula para calcular si el elementos está totalmente amortizado y VNC
En el caso de los elementos totalmente amortizados, si cumple la condición, se escribirá el texto “Sí” como valor verdadero y si es falso, la celda tendrá valor vacío (representado por dobles comillas “”)

Conforme vayamos añadiendo elementos de inmovilizado, iremos introduciendo los datos de estos en la lista, y si como se aprecia en la imagen hemos fijado las celdas relativas al cierre del ejercicio, la fecha de cierre del ejercicio anterior y coeficiente de amortización (F2, F3 y E6), podremos arrastrar sin ningún problema los datos al resto de elementos de la lista.

Resúmenes por subgrupo de inmovilizado

Una buena idea es, en vez de añadir todos los elementos en una misma hoja, añadirlos en hojas diferentes diferenciados por subgrupo de inmovilizado (construcciones, elementos de transporte, maquinaria, instalaciones técnicas, etc.), de esta forma conseguimos un efecto más vistoso y creamos una estructura de organización de nuestra plantilla en la que es mucho más fácil localizar los elementos que integran el inmovilizado.

Pestañas para cada subgrupo de inmovilizado
Se agregarán tantas hojas como subgrupos de inmovilizado tengamos. Además, incluiremos una pestaña adicional en la que aparecerán los valores agregados.

También podemos crear una pestaña donde resumamos los principales datos de cada una de las hojas. Por ejemplo, podemos crear una tabla resumen donde se presente la dotación y la amortización acumulada por subgrupo de inmovilizado ya que los habremos separado en distintas hojas.

resumen por subgrupos
Se presenta una tabla con los resúmenes por cada uno de los subgrupos de inmovilizado.

La forma de calcular los datos es bien sencilla, pues cada hoja tiene la misma estructura de datos, por lo que solo tendremos que calcular los sumatorios por columnas enteras. Es decir será la suma de toda la columna que contiene el dato sobre el valor de compra (si por ejemplo queremos el sumatorio de la dotación anual, que se encuentra en la columna F, utilizaremos “=Suma(F:F)” en cada una de las hojas de los subgrupos de inmovilizado. El único dato que obtendremos de manera ligeramente diferente será el del valor de los elementos totalmente amortizados (dato que debe figurar obligatoriamente en la memoria de cada ejercicio), ya que tendremos que sumar tan solo el valor inicial de todos los elementos que ya no están pendientes de amortización, esto lo haremos con la fórmula “=SUMAR.SI”, indicando que tan solo sume los elementos que cumplían la condición de estar totalmente amortizados.

Fórmulas con las sumas por columnas

Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en esta lección desde el siguiente enlace:
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