Analizar los errores de una fórmula (II)

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Evaluar fórmulas

Esta técnica permite ver el resultado de las diferentes partes de una fórmula anidada y nos será más útil contra más compleja es la fórmula que queremos evaluar. No necesariamente tiene que contener un error, sino que podremos evaluar cualquier tipo de resultado.

Para practicar con esta herramienta, vamos a partir de la siguiente tabla donde hemos presentado el stock de distintas referencias en el inventario y según la cantidad existente nos muestra una pequeña descripción, que en este ejemplo que se presenta son las siguientes categorías:

  • Si es superior a 3.000 unidades, deberemos incentivar las ventas de ese producto mediante acciones comerciales agresivas.
  • Mientras que, si se encuentra entre 2.000 y 2.999 unidades, promoveremos las ventas mediante otras acciones comerciales.
  • En el caso de que se encuentre entre 800 y 1.999 unidades, nos mantendremos expectantes.
  • Por último, si las unidades son inferiores a 800 unidades, realizaremos un pedido al proveedor para reponer el stock.

Aunque podríamos haberlo plasmado mediante otras funciones más sofisticadas, hemos presentado el ejemplo con una función condicional anidada con la que nos resultará muy práctico la herramienta “Analizar Fórmula”

analizar-formula
Las fórmulas SI anidadas pueden tener una sintaxis muy extensa. La posibilidad de cometer algún error en su formulación está servida.

Una vez hayamos seleccionado cualquiera de las celdas con la fórmula anidada, activaremos la pestaña “FÓRMULAS” y haremos clic en la herramienta “Evaluar fórmula” boton-evaluar-formuladel grupo “Auditoría de fórmulas”.Se nos mostrará una ventana como la siguiente:

ventana-evaluacion-formula
Ventana para evaluar la fórmula paso a paso.

En la misma, se nos presenta la fórmula que hemos introducido, por lo que por ahora no nos supone ninguna diferencia, pero si hacemos clic en el botón “Evaluar” para ver el resultado de la expresión subrayada del cuadro “Evaluación”. El resultado aparece en cursiva.

evaluar-formula
Se ha evaluado el primer argumento en el que el valor de la celda B2 es igual a 2.745

Si hacemos clic de nuevo en el botón Evaluar podremos ver el resultado de la parte siguiente de la fórmula y así sucesivamente:

evaluar-argumento
Podemos ir evaluando cada argumento de la función paso a paso.

Cuando hayamos evaluado toda la fórmula, haremos clic en el botón Cerrar para finalizar la evaluación o en el botón Reiniciar (que sustituye al botón Evaluar) para revisar la evaluación.

Si la fórmula evaluada contiene una referencia a otra fórmula, el botón Paso a paso para entrar permite ver los detalles de la fórmula (cuando está subrayada) en un nuevo cuadro de la zona Evaluación. El botón Paso a paso para salir permite volver a la fórmula inicial.

Usar la ventana Inspección

La Ventana Inspección nos permite observar simultáneamente el contenido de las celdas y los detalles de las fórmulas. Para ello, seleccionaremos las celdas que deseamos inspeccionar.

A continuación, activaremos la pestaña “FÓRMULAS” y haremos clic en el botón “Ventana Inspección” boton-inspección del grupo “Auditoría de fórmulas”.

ventana-inspeccion

Si la Ventana Inspección aparece sobre la hoja de cálculo, puede anclar la ventana haciendo doble clic en su barra de título. Para desanclarla, arrastre su barra de título al centro de la ventana.

inspeccion-anclada
Podemos anclar y desanclar la ventana de inspección

Para inspeccionar las celdas, agreguémoslas a la “Ventana Inspección”:

  • Seleccionemos la celda o celdas. Para seleccionar todas las celdas con fórmulas de una hoja, activaremos la pestaña “INICIO” y haremos clic en el botón “Buscar y seleccionar” del grupo “Modificar”, haremos clic en la opción “Fórmulas”.
  • Hagamos clic en el botón “Agregar inspección”. Podremos comprobar la selección en el cuadro de diálogo de igual nombre.

Podremos seleccionar otra celda (o rango de celdas) y añadirla a la lista de inspecciones siempre que la Ventana Inspección permanezca activa, incluso celdas de otras pestañas o incluso de otros archivos Excel.

ubicacion-formulas

Para ir rápidamente hasta una celda de una fila de la “Ventana Inspección”, haremos doble clic en la fila.

Cuando no necesitemos la “Ventana Inspección”, haremos clic de nuevo en el botón “Ventana Inspección” de la pestaña “FÓRMULAS” para cerrarla o haremos clic en el botón boton-cerrar

 

Etiquetas de lecciones: error, Excel
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