Buscar y reemplazar

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Opciones avanzadas de Buscar y Reemplazar

Esta herramienta es muy útil para corregir cualquier dato erróneo que se repita a lo largo de nuestra hoja Excel. Como sabemos, con una sola instrucción nos sustituirá un valor (ya sea un carácter, cadena de texto, valor numérico, símbolo, etc.) por otro. De otra manera nos llevaría muchísimo tiempo cambiar manualmente los datos y además siempre cabría la posibilidad de error humano.

Por lo general esta técnica de buscar y reemplazar se usa para hacer correcciones ortográficas, o que una palabra nos la cambie por otra, o la coloque con una mayúscula o cosas así…. Pero lo que a veces no se tiene en cuenta, o se pierde de vista es que el cambio del buscar y reemplazar también tiene efecto en las celdas que contienen fórmulas, con lo cual, la sintaxis de las fórmulas también son susceptibles de ser cambiadas, y si no tenemos esto presente, las fórmulas que en alguna parte puedan coincidir con la palabra que estamos buscando y reemplazando, también se cambiarán, y como consecuencia, prácticamente se nos dañarán las mismas. Por ello, tendremos que saber en todo momento lo que estamos haciendo y las consecuencias que puede tener.

Comprobémoslo: Aquí tenemos una fórmula que hemos hecho a propósito y que está direccionada hacia otra hoja que casualmente será la palabra que modificaremos con la técnica de buscar y reemplazar: Fíjese que la Celda B2 contiene una fórmula que contiene la palabra “Ventas”.

buscar-reemplazar

La cual coincide con la palabra “Ventas” que está en la celda B1 y B8.

De forma predeterminada, Excel buscará dentro de las sintaxis de las fórmulas introducidas.

Excel no encontrará la hoja indicada en la fórmula

Si hacemos el buscar y reemplazar, (tecla Control+B) de Ventas por Facturación, ocurrirá que Excel intentará actualizar valores buscando la hoja que contiene “Facturación”, como no la encuentra, despliega el explorador y nos solicita la ubicación del archivo que contiene la pestaña “Facturación”. Si le damos cancelar, se nos reemplazará el valor de B3 que dice “Ventas” por “Facturación”, dañándonos de este modo la fórmula:

buscando la hoja que no existe
Habremos cambiado sin querer las fórmulas y Excel tratará de buscar la hoja llamada “Facturación”

Fijémonos en que Excel ha sustituido la celda B1 y a continuación ha intentado hacer lo mismo en B2, pero al no encontrar la pestaña “Facturación” y crear una referencia no valida, ha detenido el proceso de Buscar y reemplazar. Las celdas B3:B5 han quedado intactas al igual que la celda B8 que también queríamos corregirla.

En cualquier caso, hemos creado un error en una de las celdas (B2) y a su vez en cualquier celda que hace referencia a ella (B9, ya que contenía el sumatorio B2:B5). Este era un ejemplo muy sencillo preparado a propósito, pero si estuviéramos trabajando con un archivo de escenarios mucho más complejo, las consecuencias hubieran sido, sin duda, más terribles.

Para evitar estos problemas podemos indicar a Excel que solo busque el texto a reemplazar en los comentarios o en los valores.

buscar-en-avanzado
Podemos elegir entre valores, fórmulas y comentarios.

 

ejercicio-excel

Reemplazando números  que… no lo son

La herramienta de buscar y reemplazar la podemos utilizar en las ocasiones en las cuales las celdas que contienen valores no se convierten en un número como tal, esto se puede comprobar porque aunque se ven como números, Excel no puede hacer cálculos con ellos, pues no son datos numéricos, sino datos tipo texto.

Una prueba es que, como se aprecia en la imagen superior, Excel alinea por defecto los textos a la izquierda y los numéricos a la derecha, también, marca la celda en su esquina con una pequeño triangulo verde y si acercamos el ratón, veremos que se despliega un comentario automático, el cual nos dice que el valor se ve como número pero que para Excel no lo es puesto que esta precedido de un apostrofo o de un espacio) pues los separadores de decimal y de miles no están en consistencia con la configuración regional del teclado de su máquina.

Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en esta lección  desde el siguiente enlace:

 

…y, ¿qué pasa cuando tenemos números en formato americano?

En estos casos, lo que podemos hacer es señalar el rango que contiene el número en forma de texto y reemplazamos el separador de miles por nada. Es decir, en la parte del cuadro de dialogo que dice reemplazar por, no colocamos nada y luego procedemos a reemplazar el separador decimal por el que utilizamos (normalmente una coma).

Esto debería servir para solucionar el problema, sin embargo algunas veces no es suficiente, y nos vemos obligados a darle un tratamiento con base a la formula =Valor() escrita en una columna adyacente, que convierte los números que están como texto en valor, para que de este modo quedan convertidos definitivamente.

Cuando abrimos un archivo plano (es decir, un archivo que no tiene formato) con Excel, y hemos usado el asistente para importar texto, probablemente podemos llegar a la situación que se observa en esta imagen:

Los puntos son comas y las comas han sido sustituidos por puntos… Bienvenidos al sistema americano donde el separador de miles es una coma y el separador de decimales es un punto.

Excel justifica por defecto los datos según el formato que tengan. De este modo, Excel alinea a la izquierda todos los datos de tipo TEXTO. En este caso está justificando como texto los valores que deberían ser numéricos. Lo podemos comprobar también porque Excel no puede sumar los números, solo puede CONTAR las celdas con valores, por eso nos indica en la barra de estado “Recuento: 3”

…sustituyendo los puntos y comas

Lo primero que debemos hacer es tener claro cuál es la configuración numérica para separar los miles y los decimales. A no ser que tengamos la configuración estadounidense, el separador de miles ES UN PUNTO, y el separador de decimales es UNA COMA. Si nos fijamos, es todo lo contrario a como está la numeración en el archivo que acabamos de abrir.

Entonces, para arreglarlo, lo que hacemos es:

  • Seleccionar las columnas que tienen los datos numéricos. En este caso, las columnas “ImporteDebe” e “ImporteHaber”.
  • Luego, con estas columnas seleccionadas, desplegamos el menú del botón “Buscar y seleccionar” que se encuentra en la ficha INICIO en el subgrupo “Modificar”
  • Veremos que se despliegan unas opciones, y haremos clic en “Reemplazar

buscar-reemplazar

Corrigiendo el separador de miles

  • En la nueva ventana se nos pedirá que introduzcamos el valor que queremos buscar y que especifiquemos por el que será sustituido.
  • En el campo Buscar escribiremos una coma (,)  mientras que en el campo Reemplazar no escribiremos nada. Le damos clic a “Reemplazar todos”

reemplazar valores

  • Excel habrá eliminado todas las comas del área seleccionada.
resultado-reemplazos
Excel habrá sustituido todos los puntos por…nada!

Como se ve en la imagen hemos sustituido 16.944 “comas” en poco más que décimas de segundo. De haberlo hecho manualmente habríamos tardado un tiempo mucho más amplio.

Corrigiendo el separador de decimales

  • A continuación volveremos a utilizar la opción reemplazar para sustituir los puntos que separan los decimales por comas. En este caso escribiremos que nos busque los puntos (.) y los reemplazaremos por comas (,). Volveremos a darle al botón “Reemplazar todos”.
reemplazar comas por puntos
Ahora arreglaremos el separador de decimales.
  • Teniendo las columnas seleccionadas, hacemos clic con el botón derecho. En el menú contextual que nos aparecerá, damos clic en la opción de “Formato de celdas“.

formato de texto

Los datos quedan en formato numérico correcto. Además, Excel los justifica o alinea a la derecha de forma predeterminado.

resultado final Excel
Y con solo un par de clics hemos arreglado el desaguisado!

 

Etiquetas de lecciones: buscar, Excel, reemplazar
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