Más opciones de archivos compartidos

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Siguiendo con la lección anterior, vamos a ver como llevar un mejor control de los cambios realizados en el archivo compartido.

Controlar los cambios

Es posible conocer las modificaciones efectuadas por usuarios concretos. Para ello, abriremos el libro compartido en el que se han introducido las modificaciones por los distintos usuarios.

Nos dirigiremos a la pestaña “REVISAR”, en la que haremos clic en el botón “Control de cambios” del grupo “Cambios” y luego en la opción Resaltar cambios.

Ventana resaltar cambios

Para ver los cambios aportados durante un intervalo de tiempo concreto, desplegaremos el menú de la opción “Cuándo” y escogeremos uno de los cuatro intervalos siguientes:

Opciones de la opción Cuando

Para resaltar las modificaciones introducidas por un usuario concreto, desplegaremos la opción “Quién” y elegiremos el usuario en la lista que sigue.

También podemos desplegar la opción “Dónde”  si queremos seleccionar un rango determinado de celdas cuyas modificaciones deseemos ver.

Si no está activa ninguna de las tres opciones del cuadro “Resaltar cambios”, Excel resaltará todas las modificaciones introducidas en el libro compartido (las nuestras y las de los demás usuarios).

Si dejamos activada la opción “Resaltar cambios en pantalla” podremos ver las modificaciones destacadas directamente en las celdas. Al activar esta opción, Excel muestra un triángulo, de color diferente para cada usuario, en la esquina superior izquierda de la celda modificada. Al señalar esos triángulos con el puntero del ratón, los detalles de la modificación y el nombre del usuario que la ha realizado aparecen en una etiqueta informativa.

cambio realizado por un usuario

Si activamos la casilla de verificación “Mostrar cambios en una hoja nueva” podremos ver las modificaciones en una hoja llamada “Historial”.

Historial de cambios

Esta hoja muestra todas las modificaciones en columna, en forma de lista. La lista puede filtrarse. Las modificaciones conflictivas conservadas finalmente se señalan como “Prevalece” en la columna “Tipo de acción”. Los números de fila mostrados en la columna “Cambio perdedor” identifican las filas con informaciones relativas a modificaciones contradictorias que no se han conservado (en nuestro caso la quinta modificación se pierde a favor de la sexta), incluyendo los datos eliminados.

De forma predeterminada, el historial del control de cambios se conserva durante 30 días. Si quisiéramos modificar la duración de ese periodo, bastaría con especificarlo haciendo clic en el botón “Compartir libro” del grupo “Cambios” (pestaña “REVISAR”) y modificar el número de días en el cuadro “Guardar historial de cambios durante”.

Aceptar o rechazar cambios

También podemos aceptar o rechazar cada uno de los cambios efectuados en nuestro libro compartido. Para ello nos dirigiremos a la pestaña “REVISAR”, y haremos clic en el botón “Control de cambios” del grupo “Cambios” y luego en la opción “Aceptar o rechazar cambios”.

Revisar - Control de cambios

Se nos abrirá una ventana donde podremos acotar la búsqueda de todas las modificaciones que se han originado en nuestro archivo por usuario, por fecha y por rango.

Ventana seleccionar cambios

En el campo “Cuándo” posee dos tipos de opciones:

Opciones desplegable CUANDO

En la opción “Quién” filtra por usuario o usuarios que le especificaremos de entre todos los que han modificado el archivo.

Por su parte, la opción “Dónde” nos permite delimitar un rango de celdas en el que deben revisarse los cambios.

Si no marcamos ninguna de las tres opciones, se revisarán todos los cambios introducidos en el libro compartido.

En el paso siguiente aparecerá el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios. En él se ofrecen los detalles de los diferentes cambios.

detalle cambios a rechazar o aceptar

Para controlar cada modificación por separado, puede optar por Aceptar o Rechazar la modificación en curso. Excel muestra automáticamente la modificación siguiente.

Si se han llevado a cabo varios cambios en una misma celda, Excel propone que escoja su valor. En esos casos, haremos clic en el valor deseado y luego en el botón Aceptar.

Para aceptar o rechazar todas las modificaciones de una sola vez, haremos clic en el botón Aceptar todos en el primer caso o en el botón Rechazar todos en el segundo.

botón aceptar todos o rechazar todos

 

Etiquetas de lecciones: compartir documento, control de cambios, Excel
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