Editando las reglas de formato condicional

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Edición de las reglas de formato condicional ya creadas

Una vez creadas las reglas condicionales podemos editarlas muy fácilmente con el “Administrador de Reglas” que se encuentra en el desplegable dentro del botón de “Formato condicional”.

En el administrador de reglas podremos ver todas las reglas de formato condicional activas.

En la ventana del administrador de reglas podremos seleccionar que nos muestre las reglas del rango de celdas que se encuentren seleccionadas, de la hoja activa, de otra hoja del libro o de todo el libro Excel. Las reglas aparecerán una a una indicando las celdas donde se aplican. Seleccionando cualquiera de ellas podremos editarla o eliminarla con los botones habilitados para ello.

editando-reglas-condicionales
Si tenemos varias reglas similares en hojas distintas, vale la pena que solo nos muestre las reglas de la hoja activa.

Barras de datos, conjunto de iconos y escalas de color

La parte más artística del formato condicional es sin duda las barras de datos, las escalas de color y los conjuntos de iconos. Con estas tres utilidades podremos, no indicar que datos cumplen cierta condición, sino más bien establecer una clasificación de éstos mediante una regla que hayamos establecido. Veamos un ejemplo:

Partamos de la siguiente tabla con las medias mensuales de tipos de cambio del euro frente al dólar USA, libra esterlina y yen. Nuestro objetivo será, mediante el formato condicional, clasificar estos datos según la apreciación o depreciación de estas monedas frente al euro.

tabla-cotizaciones
Vamos a aplicar escalas de colores a la tabla de cotizaciones oficiales

Escalas de color

Vamos a usar una escala de color para los datos de la primera columna (correspondiente a dólares), barras de datos para el segundo (correspondiente a libras) y por último usaremos iconos para la tercera columna (yenes).

Para crear un formato condicional basado en una escala de colores debemos:

  • Como siempre, seleccionar el rango (B2:B178).
  • Hacemos clic en “Formato Condicional
  • Seguiremos con la opción de “Escalas de color
  • Haremos clic sobre cualquiera de los diseños propuestos.
escalas-color
Podemos elegir entre las escalas de color propuestas por Excel o crear otras.

Si hemos seguido los pasos, tendremos diferenciados en distintas gamas de color los datos según estén por encima o por debajo de la media. Además cada color será más intenso para los valores más bajos y más altos.

Ahora bien podemos administrar esta regla para nuestros intereses: Imaginemos que somos una empresa importadora y dado nuestros márgenes de operaciones el punto óptimo para operar con EEUU sea cuando el tipo de cambio euro/dólar sea igual o superior 1€ =1,30$. El intervalo de 1,10$ a 1,30$ es donde se encuentra nuestro punto muerto y debemos negociar con nuestros proveedores y en ningún caso nos interesa comprar cuando el tipo de cambio sea igual o inferior a 1€ = 1,10$.

regla-de-formato
Aquí estableceremos la regla a aplicar y la gama de colores que tendrán las celdas.

El resultado obtenido será muy similar a esto:

  • Para valores inferiores a 1,10, la celda tomará un color rojo intenso.
  • En el caso de valores entre 1,10 y 1,20, la celda tomará un color entre rojo y amarillo indicándonos que muy probablemente tampoco nos interesa negociar pero que lo tendríamos que consultar.
  • Para valores entre 1,20 y 1,30, la celda se volverá en un color entre amarillo y verde indicándonos que es probable que nos interese importar de proveedores estadounidenses pero que antes debemos intentar negociar con ellos para conseguir mejor precio.
  • Por último, para valores iguales o superiores a 1,30, la celda tomará un color verde intenso indicándonos que es un momento óptimo para, según nuestros márgenes, realizar las importaciones.
resultado-formato-condicional
Este será el resultado obtenido tras haber aplicado la regla de formato condicional al rango de celdas seleccionado.

En este caso hemos utilizado tres colores, pero también podríamos haber utilizado solo dos y eliminar el punto medio de 1,20.

Barras de datos de colores

Para las libras esterlinas vamos a utilizar las barras de datos. Con ello, se creará una barra de color dentro de cada celda que será más más larga cuanto mayor sea el valor que contenga dicha celda, ocupando la totalidad de la celda en el máximo valor del rango seleccionado.

Para crear este formato condicional basado en barras de datos debemos:

  • Como siempre, seleccionar el rango (C2:C178).
  • Hacemos clic en “Formato Condicional
  • Optaremos por el tipo de “Barras de datos
  • Para finalizar haremos clic en cualquier diseño (color sólido o degradado) y color.
barras-de-formato-condicional
En vez de escalas de color, ahora aplicaremos barras de colores

 

Conjunto de iconos

Por último para los yenes japoneses utilizaremos unos iconos que nos indicarán cuando el yen esté fuerte, débil o en un punto intermedio en que tendremos que analizar la conveniencia de operar en esta moneda.

Para crear este formato condicional basado en iconos debemos:

  • Como siempre, seleccionar el rango (D2:D178).
  • Hacemos clic en “Formato Condicional”
  • Optaremos por hacer clic en “Conjuntos de iconos”
  • Por último seleccionaremos en cualquiera de los diseños.
…o aplicar iconos para resaltar evoluciones y variaciones.

Alternativamente, podemos hacer clic sobre “Más reglas…” y nos llevará a la ventana del Administrador de reglas donde podremos personalizar los puntos de corte.

De forma predeterminada se crearán los puntos de inflexión como percentiles de los valores del rango. Ya vimos en el ejemplo de los dólares USA que esto también era personalizable pudiendo elegir un valor absoluto como punto de corte (1,10 ; 1,20 ; 1,30). O hasta incluso, si fuera el caso, una fórmula como veremos en el ejemplo de diagramas de GANTT.

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Hemos aplicado distintos tipos de formato condicional a cada una de las series para aprender sobre su uso.

 

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Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en las lecciones sobre formato condicional desde el siguiente enlace:descarga
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