Esquemas

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Realización de esquemas

Un esquema podríamos definirlo como una representación sintetizada que refleja los aspectos más relevantes de un documento.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

  • Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si disponemos de datos sobre los costes incurridos a lo largo del año en la empresa con los costes mensuales de cada uno de los centros de trabajo de la empresa. Pero no dispondríamos de niveles suficientes para hacer un esquema si únicamente tuviésemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una estructura compuesta por Producto y Precio.
  • En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
  • Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos más adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel: Manual y Automática. Veamos cada una de ellas.

Creación automática de esquemas

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel de forma automática, evitándonos el tiempo extra que requiere la forma manual.

Es un requisito indispensable que las filas (columnas) con el sumatorio deben estar por encima o por debajo (a la derecha o a la izquierda) de los datos, nunca entremezclados. Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

tabla-esquema
En la tabla superior se presentan datos por provincia y a continuación el sumatorio con el total de las provincias que componen la comunidad autónoma.

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B5, C5, D5, B10, C10, D10, B16, C16, D16 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos en la pestaña “Datos”. En la sección “Esquema” encontramos el botón “Agrupar”. Al pulsarlo elegimos la opción “Autoesquema” del menú.

autoesquema

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación:

resumen-esquema
Se nos crearán distintos niveles de resumen de datos.

Elementos de los esquemas de Excel

En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

  • La tabla desplegada por completo
  • y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:

  •  La tabla desplegada completamente
  •  Por autonomías

Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos – y + de cada nivel.

botones-esquema

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el – encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen superior.

Creación manual de esquemas

Para crear un esquema manualmente en primer lugar debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos realizar.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú “Agrupar” de la pestaña “Datos” y seleccionamos “Agrupar”.

esquema-manual
Procedimiento para crear esquemas de forma manual.

También podemos utilizar los atajos del teclado para agrupar y desagrupar:

  • Si queremos agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+ Shift+ Flecha derecha.
  • Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.

esquema-manual ejemplo

Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en esta lección y en las referentes a formato de celdas desde el siguiente enlace:

Etiquetas de lecciones: esquema, Excel
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