Dar estilo de tabla a nuestros datos

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Datos con formato Tabla

La forma más rápida de crear una tabla con formato como tal es situarse en cualquier parte del rango a convertir y pulsar Ctrl + T. También podemos hacerlo a través de la ficha Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.

formato-tabla
A los datos de la derecha les hemos dado formato de tabla Excel

¿Qué ocurre cuando creas una tabla?

Al crear una tabla ocurren varias cosas con los datos que contiene. Lo más destacado es que estos datos se ordenan y formatean de forma que quedan más vistosos.

Las filas se sombrean para facilitar la lectura de datos. Además, se crean filtros en todos los campos de forma que es más sencillo filtrar los datos por los valores deseados.

Pero lo más importante que sucede al crear una tabla es que ahora puedes hacer referencia a los datos utilizando referencias estructuradas.

Por ejemplo, si quieres hacer referencia a la columna “Ventas”, ya no tenemos que utilizar B2:B18. Ahora se simplifica siendo:

Tabla1[Ventas] ;donde Tabla1 será el nombre que le hayamos asignado a la tabla.

Antes de utilizar las referencias estructuradas es conveniente dar un nombre a la tabla. Para ello, seleccionaremos cualquier celda de la tabla y pulsaremos en la ficha contextual Herramientas de tabla > Diseño.

nombre-de-tablaEn nuestro caso el rango de celdas, es decir, la tabla, se llama TablaVentas

Es conveniente dar a la tabla un nombre que describa los datos que contiene, de esta forma será más fácil recordarlo en caso de que trabajes con varias tablas a la vez. Los nombres de las tablas deben ser únicos en cada libro de Excel.

Pero, ¿que implicaciones tiene esto?

La principal es que ya no utilizamos rangos de celdas, sino referencias estructuradas:

referencias-estructuradas

Aunque solamente he modificado la referencia del rango de celdas por el nombre de la tabla, hay dos ventajas principales de hacerlo:

1. Nunca más tendremos que recordar la referencia que ocupa el rango de celdas. Es mucho más fácil recordar la palabra “TablaVentas” que una referencia como $A$1:$D:$18.
2. Al agregar más datos a la tabla, ésta se amplía automáticamente ampliando también el rango al que se refiere. De esta forma, no tendremos que hacer modificaciones en las fórmulas.

Ademas al acceder a los datos mediante referencias estructuradas es muy útil cuando se utilizan con muchas funciones (por ejemplo INDICE y COINCIDIR ).

En la versión de Excel 2003 las tablas se llamaban “Listas” pero se utilizan exactamente igual que las tablas.

Etiquetas de lecciones: Excel, referencias estructuradas
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