Formato de la tabla dinámica

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Cambiando el formato de la tabla dinámica

En la lección anterior aprendimos lo que eran las tablas dinámicas y explicamos de una forma breve qué es lo que hacían. En las siguientes lecciones vamos a sacarle más partido a este tipo de tablas.

Una duda que se genera a menudo cuando no tenemos experiencia con las tablas dinámicas es el orden y en qué campo va cada variable. En general, colocar qué dato como encabezado de fila o columna dependerá sobre todo de la orientación que utilicemos cuando la vayamos a imprimir la tabla.

Si vamos a imprimirla en sentido vertical tendremos más espacio para añadir mayor número de filas por lo que lo recomendable es presentar un informe de tabla dinámica poniendo en el encabezado de fila el concepto que tenga más datos.

No obstante, generalmente una fila ocupará menos espacio (es decir el alto de ella) que una columna (su ancho), optaremos por poner el dato que tome más valores distintos como filas y el que menos valores distintos tome como columna.

Para saber cuántos valores diferentes presenta una variable podemos usar los filtros o bien montar directamente la tabla dinámica cambiando la colocación de las variables entre columnas y filas y ver cuál es la forma en que mejor presenta aquello que queremos poner de relieve.

filtro-dinamica
Podemos filtrar la información de los campos de la tabla dinámica

En el ejemplo que tenemos a continuación presentamos el detalle de la facturación de una cadena hotelera con establecimientos en diversas comarcas de la Comunidad Valenciana. La facturación se divide por la comarca donde se encuentra el establecimiento (7 centros), por meses (12 meses) y trimestres (4 trimestres) así como por el tipo de estancia (4 tipos).

facturacion-tabla
En esta tabla hemos presentado un detalle de la facturación de un año.

Procedemos a seleccionar todo el rango de la tabla incluido también los rótulos.  A continuación, haremos sobre el botón boton-tabla que se encuentra en dentro de la pestaña “Insertar”:

barra-excel

Alternativamente podríamos haber optado por el botón contiguo para que Excel nos sugiriera una tabla dinámica con un formato establecido para filas y columnas. No obstante, descartaremos esta sugerencia y crearemos la tabla dinámica atendiendo a nuestro criterio y necesidades ya que raramente éstas coincidirán con lo sugerido.

En la nueva ventana de opciones podemos confirmar que el rango de la tabla sea el correcto, así como especificar donde queremos que se ubique nuestra tabla dinámica que, de forma predeterminada, la creará en una nueva pestaña dentro del archivo Excel (ver lección anterior)

A continuación, estableceremos los campos que queremos presentar en nuestra tabla y su ubicación. Para ello, podemos arrastrar cada uno de estos campos al área deseada (filtros, columnas, filas y valores) o bien haciendo clic sobre el nombre del campo podemos ubicarlo donde queramos:

agregar-etiquetas

… pero el orden puede ser muy importante!

Según qué sea lo que queramos analizar pondremos unos campos u otros. En el ejemplo expuesto, hemos querido obtener una visión general de la estacionalidad del tipo de turismo por comarcas…

facturacion-comarca
Facturación por tipo de estancia en cada una de las comarcas por trimestre.

…o podemos priorizar la panorámica de facturación por comarcas durante un periodo de tiempo concreto, por ejemplo, los meses estivales y a la vez ver qué tipo de turismo ha sido el predominante para cada de una de las comarcas de forma individualizada:

¡El orden de las variables en los campos es muy importante!

Debemos hacer hincapié en la importancia que tiene el orden de presentación de cada una de las variables dentro de un área. Como se observa en la imagen, no tendremos la misma presentación de datos si establecemos el campo comarca y tipo de estancia como primer o segundo nivel dentro de la etiqueta filas.

Una vez creada nuestra tabla dinámica, podemos darle formato. Comenzaremos cambiando el formato del campo valor de facturación. Para ello, hacemos clic derecho sobre cualquier valor de la facturación dentro de la tabla dinámica. A continuación, hacemos clic sobre la opción de “Configuración de cambio de valor”.

formato-numero
¿Recuerdas lo qué aprendimos de las funciones bdsuma, bdpromedio, bdcontar? ¡Aquí lo hacemos mucho más fácil!

En la nueva ventana podemos cambiar el tipo de calculo que deseamos usar para resumir los datos del campo de facturación. Además, podemos cambiar el formato de número para que éste, por ejemplo, se presente en formato moneda y sin decimales.

Del mismo modo, podemos cambiar el título de nombre a la columna: de “Suma de facturación” a “Cifra de negocio sin IVA”. No obstante, el nombre personalizado no podrá ser nunca igual al nombre del origen (el rótulo en la tabla de datos original), en este caso, “Facturación”. Si quisiéramos escribir “Facturación” y le diéramos a Aceptar, Excel nos devolvería un mensaje de error. Una solución muy práctica cuando queremos que el nombre personalizado sea lo más parecido posible al que tenía en origen es añadir al final del nombre un punto, dos puntos, un guión bajo o cualquier otro símbolo (“Facturación.” ó “Facturación_”)

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Cambiamos el nombre del campo

 

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