Importar datos externos

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Importar datos

Es posible importar a Excel datos de archivos generados con otros programas. De este modo,  podemos abrir fácilmente archivos de texto guardados con extensión txt o con extensión csv, además de otros formatos como SQL, Analysis Services, XML, etc.  Esto es útil tenemos un diario exportado desde nuestro programa de contabilidad cuando éste no nos lo dé en Excel o una base de datos que hayamos descargado de una página web, pero también podremos importar datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de existencias generado por el programa de almacén.

Para llevar a cabo este proceso los pasos son muy similares en las diferentes versiones Excel. Vamos a tomar como ejemplo un archivo de texto que contiene un histórico de tipos de interés oficiales (http://www.bde.es/webbde/es/estadis/infoest/series/be1901.csv) extraído de la página web del Banco de España, el cual vamos a exportar a Excel.

La página web del Banco de España nos permite descargar una serie de estadísticas financieras muy interesantes sobre tipos de interés y tipos de cambio.

 

En primer lugar abrimos una hoja en blanco de Excel donde vamos a colocar los datos de una manera con la que podamos trabajar cómodamente.

Desplegamos las opciones del botón “Obtener datos externos” que se encuentra dentro de la pestaña “Datos” y seleccionamos “Desde texto”. Si nuestros datos estuvieran en otro formato, por ejemplo en SQL, seleccionaríamos la opción “De otras fuentes”.

datos-externos

En la nueva ventana que aparece debemos seleccionar el archivo de texto que contiene los datos. Una vez encontrado, lo seleccionamos y pulsamos “Abrir”.

Si lo hemos hecho correctamente, aparecerá la ventana del “Asistente para importar texto”. Este asistente consta de tres pasos muy sencillos, en ellos vamos a definir las características de la importación.

Importar datos delimitados por caracteres

Lo primero que nos pide es que indiquemos el “Tipo de los datos originales” el cual puede tomar dos opciones:

  • Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores, por comas o por cualquier otro carácter.
  • De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios.

En el ejemplo que nos atañe, los valores dentro de la misma fila están separados por comas, por lo que dejaremos marcada la primera opción.

asistente-importar
El asistente para importar datos externos.

En la parte central de la ventana podemos establecer la fila donde empezará a importar. Por defecto Excel toma el valor 1, que será la opción más habitual. Si queremos que los datos se empiecen a importar desde otra fila hemos de indicarlo aquí, por ejemplo si las cuatro primeras filas están vacías o tenemos datos que no queremos importar indicaremos en esta casillas el valor 5. En nuestro ejemplo podríamos empezar a importar a partir de la tercera fila ya que las dos primeras filas, como veremos cuando tengamos el resultado final o en la vista previa del paso siguiente, no contienen datos que nos aporten información útil.

En la opción de “Origen del archivo” le indicaremos “Windows (ANSI)” ya que es la que mejor interpreta todos los caracteres.

Por último tenemos la vista previa del archivo de texto a importar. Gracias a las barras de desplazamiento horizontal y vertical podremos ver cómo va quedando nuestra tabla a lo largo de los tres pasos del asistente. No debemos desmoralizarnos si en el primer paso no hemos obtenido ningún cambio pues estos comenzarán a surtir efecto conforme vayamos completando el resto de los pasos del asistente.

Una vez establecidos estas tres opciones (delimitadas, comenzar a importar en la primera fila y Windows ANSI como origen del archivo), pasamos al siguiente paso del asistente.

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Aquí habremos indicar qué carácter es el que establece la separación entre columnas dentro de una misma fila. Para este ejemplo concreto, los valores se separan entre ellos por comas y será ésta la opción que habremos de marcar.

En el apartado de calificado de texto, dejaremos el carácter que Excel nos detecte automáticamente. En nuestro caso, el texto (que no los valores) va entrecomillado.

Llegados aquí, la vista previa de los datos ya nos debe aparecer una separación entre las distintas filas y columnas como la que se ve en la imagen. En el último paso del asistente nos permite la opción de cambiar el formato de los datos de las columnas. Como trabajamos con columnas con números, fechas y texto; dejaremos marcada la opción “General” para que Excel nos detecte y aplique el formato más adecuado por nosotros.

previsualización-asistente

Dándole clic sobre finalizar nos preguntará donde queremos colocar la nueva tabla, que de forma predeterminada será donde tengamos marcada la última celda. Si quisiéramos cambiar el destino, simplemente lo corregiríamos en esta ventana.

ubicación-datos

Vemos en la imagen que las dos primeras filas contienen referencias internas que no nos aportan nada. Podríamos haberlas eliminado directamente. Lo podemos hacer ahora o haber indicado en el primer paso del asistente que empezase a importar a partir de la tercera fila.

Datos sobre tipos de interés que acabamos de importar.

Importar datos externos de ancho fijo

Hemos visto como importar datos cuyas columnas están separadas por algún caracter. Veamos ahora que podemos hacer si no es así y cada columna cuenta con un ancho fijo.

ancho-fijo
Esta opción la usaremos cuando los datos presenten una estructura de separación de columnas de un ancho concreto.

En principio hemos de dejar todos los parámetros preestablecidos, en la parte central veremos separaciones con líneas.

Haciendo doble clic podremos crear y borrar líneas para ajustar los datos a hoja de cálculo según nuestras necesidades. Podemos desplazar las líneas de separación pinchando sobre cada una de ellas y sin soltarlas, las desplazaremos con el ratón.

ancho-fijo

Una vez delimitadas las líneas de separación entre columnas, daremos clic sobre siguiente para seleccionar el tipo de datos (numérico, fecha, etc.) y a continuación seleccionar el lugar de nuestra hoja de cálculo donde deseamos colocar los datos importados.

En el siguiente vídeo explicamos como separar los datos de una columna en dos o más columnas distintas.

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