Opciones avanzadas (II)

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Combinar y centrar etiquetas

Siguiendo con el ejemplo de la lección anterior, podríamos hacer también que se presentase la cantidad vendida para cada una de las distintas quincenas y a continuación el número de ventas de cada una de las seis quincenas que analizamos. Para ello basta con alternar el orden de los campos en el área de columnas, de tal modo que quede primero el sumatorio de los valores y a continuación el día (que recordemos los hemos agrupados en quincenas).

estructura-tabla-dinamica

Los datos son los mismos, pero cambia la forma de presentarlos, si quisiéramos correlacionar las tendencias de ventas con el número vendido, posiblemente elegiríamos la primera opción. Si quisiéramos incidir en la evolución de cada una de estas variables por separado, estaríamos más interesados por esta segunda opción.

Veamos ahora como dar formato a la tabla dinámica para personalizarla. Primero vamos a formatear los números,  para ello hacemos clic derecho en un valor de la tabla y escogemos la opción “Formato de número”. En la categoría Número, marcamos la opción Usar separador de miles (.), establecemos en cero las Posiciones decimales y hacemos clic en Aceptar. También modificaremos la disposición de los encabezados de columna: Hacemos clic derecho en la tabla y escogemos “Opciones de tabla dinámica”. En la ficha “Diseño y formato”, marcamos la opción “Combinar y centrar celdas con etiquetas”. Obtendremos un resultado como el que se puede apreciar en la imagen siguiente:

diseno-formato

La tabla dinámica se reorganiza. Cuando toda la información está extendida, los tramos de las quincenas están centrados en relación con las ventas y cantidad de helados vendidos.

combinando-centrando
Combinamos y centramos los campos, mejorando la lectura de la tabla.

Modificar los rangos de datos

Ahora bien, ya tenemos nuestra tabla dinámica creada, pero ¿qué pasaría si en la pestaña de datos añadiésemos más registros? Por ejemplo, supongamos que disponemos los datos referentes a los primeros días de septiembre y los hemos añadido a la pestaña de los datos de origen:

nuevos-datos
Añadimos nuevos datos al final de la tabla, por lo que tendremos que ampliar el rango de origen de datos en la tabla dinámica.

Hemos añadido más datos a nuestra tabla y queremos que se tengan en cuenta en la tabla dinámica que acabamos de hacer. Aunque nos situásemos en la tabla dinámica y pulsásemos sobre el botón “Actualizar”, estos datos no aparecerían pues si recordamos la ventana que nos apareció en el momento de la creación de la tabla dinámica se definió un rango determinado de datos, si este rango se amplía deberíamos modificar manualmente el mismo. Por lo que pulsaríamos sobre el botón “Cambiar origen de datos” y redefiniríamos el rango.

origen-datos-tabla

Si trabajamos con datos que se actualizan y amplían constantemente resulta muy tedioso cambiar constantemente el origen de los datos para que se reflejen en nuestra tabla dinámica. Por suerte existe una solución a nuestro problema si en un primer lugar definimos el rango de datos con formato tabla, para ello:

  • Nos situamos en cualquier celda con datos de nuestra tabla de datos de origen.
  • Nos dirigimos a la pestaña “Insertar” y pulsamos sobre el botón “Tabla” del subgrupo con el mismo nombre.
formato-tabla
El problema del origen de datos se puede solucionar si los datos en origen tienen formato específico de tabla.
  • En la nueva ventana que nos aparecerá, Excel habrá reconocido que los datos forman una tabla, y establecerá un rango que se irá actualizando a medida que se añadan o se eliminen registros. Si nuestra tabla posee encabezados, activaremos dicha opción.

rango-tabla

  • Si ahora volvemos a crear una tabla dinámica a partir de los datos en forma de tabla Excel, en el campo de rango nos aparecerá el nombre de la tabla (si no le hemos puesto ningún nombre será “Tabla1”) en vez de un rango de celdas.
rango-tabla
En el campo rango, aparecerá el nombre de la tabla, que en este caso es “Tabla1”.
  • Si ahora añadimos registros al final de la tabla de datos y actualizamos nuestra tabla dinámica, ésta ahora sí que incluirá los registros añadidos sin tener que modificar el origen de datos.

 

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