Opciones de libros compartidos

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En esta lección anterior ya vimos como proteger libros de Excel, así como determinadas hojas o rangos de celdas.  En este apartado vamos a revisar muy rápidamente como proteger un libro habilitando la opción de control de cambios.

Proteger un libro compartido

Todos los usuarios con acceso a la carpeta compartida en la red tienen total acceso al libro compartido, excepto si se bloquean celdas y si se protege la hoja de cálculo. Por ello, para evitar que usuarios que no estén habituados a trabajar con Excel llegasen a modificar o borrar por error datos críticos de nuestra hoja, es recomendable proteger el libro compartido.

Para proteger un libro compartido nos dirigiremos a la pestaña “REVISAR” y haremos clic en el botón “Proteger libro compartido” del grupo “Cambios”.

Revisar - Proteger libro compartido

En la ventana de “Proteger libro compartido” marcaremos la opción Compartir con control de cambios.

Compartir con control de cambios
Habilitaremos la opción de «Compartir con control de cambios»

Si quisiésemos establecer una contraseña, tendríamos que quitar la opción de compartir el libro y luego realizar los pasos para proteger el libro compartido (que ya no estaría compartido) y finalmente activar la compartición del libro.

Para eliminar la protección de un libro compartido, será tan sencillo como hacer clic en el botón “Desproteger libro compartido” del grupo “Cambios” (pestaña “REVISAR”).

Revisar - Desproteger libro compartido

También podremos acceder a las opciones de protección desde la pestaña “ARCHIVO” – opción “Información” – botón “Proteger libro”.

Archivo-Proteger libro

Modificar un libro compartido

Después de abrir el libro compartido podemos entrar y modificar los datos igual que en cualquier otro libro estándar. Para abrir el libro compartido usaremos el comando habitual que para abrir cualquier otro libro, pero buscándolo esta vez en la ubicación de red o en la nube en la que se ha guardado.

El nombre del libro, seguido del término [Compartido] en la barra de título, indica que se va a trabajar en un libro compartido. Haremos clic en la pestaña “ARCHIVO” y luego en “Opciones”. Nos dirigiremos a la categoría “General” para introducir nuestro nombre de usuario en el cuadro “Nombre de usuario” del apartado “Personalizar la copia de Microsoft Office”, para que se identifiquen las modificaciones que va a introducir en el libro:

Opciones de Excel - General -Nombre de usuario

Haremos clic en Aceptar y a partir de aquí trabajaremos con el archivo Excel introduciendo y modificando los datos de acuerdo con el procedimiento habitual.

Recordemos que no puede modificar todos los elementos ni efectuar determinadas operaciones, de las que ya hemos hablado anteriormente.

Habilitando los parámetros de filtro e impresión

Si fuera necesario definiríamos los parámetros de filtro y de impresión para su uso personal por cada usuario. De forma predeterminada, los parámetros de los usuarios se guardan individualmente (no son comunes).

Para usar los parámetros de filtro o de impresión creados por el propietario del libro cada vez que este se abre, tendríamos que dirigirnos al botón “Compartir libro” del grupo “Cambios”, activar la ficha “Uso avanzado”, de la que ya hemos comentado anteriormente, y desactivar las opciones “Configuración de impresora” y “Configuración de filtro” en el apartado “Incluir en vista personal”.

Compartir libro - Uso Avanzado

Para guardar las modificaciones introducidas en el libro compartido haremos clic en el botón de “Guardar” boton-guardar de la barra de herramientas de Acceso rápido o pulsando la combinación de teclas  CTRL + . G

Si apareciese el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, tendríamos que resolver los conflictos existentes, aprobando o rechazando los cambios (este tema lo trataremos a continuación).

También podemos ver a las demás personas que han abierto el libro en la ficha “Modificación” del cuadro de diálogo “Compartir libro” (pestaña “REVISAR”, grupo “Cambios”, botón “Compartir libro”).

De igual modo es posible por optar por obtener periódicamente actualizaciones automáticas de las modificaciones de los demás usuarios, con o sin guardado previo, para ello debemos ir al apartado “Actualizar cambios” de la ficha “Uso avanzado” del cuadro de diálogo “Compartir libro” (pestaña “REVISAR”, grupo “Cambios”, botón “Compartir libro”).

Resolver los conflictos de cambios

Cuando guardamos un libro compartido tras modificar las mismas celdas que otro usuario, los cambios entran en conflicto. Excel muestra entonces un cuadro de diálogo que permite escoger los cambios que se van a conservar.

Ventana de Resolución de Conflictos

Para tratar los conflictos de cambio uno a uno, haremos clic en el botón Aceptar los míos o en Aceptar otros para aceptar respectivamente nuestros cambios o los del otro usuario y pasar luego al siguiente cambio contradictorio.

Si deseásemos dar prioridad a sus cambios sobre los de los demás usuarios y que no nos volviera a aparecer el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, podríamos hacer clic en el botón Compartir libro del grupo Cambios (pestaña REVISAR) y activar la opción Prevalecen los cambios guardados en la ficha Uso avanzado.

Ventana compartir libro - Uso avanzado

En la siguiente lección veremos como controlar de forma más minuciosa los cambios realizados por varios usuarios.

 

Etiquetas de lecciones: compartir documento, control de cambios, Excel
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