Ordenación de filas y columnas

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Ordenación de una fila en función de su contenido

Para ordenar filas en orden ascendente en función del contenido de una columna, debemos tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Hacer clic en cualquier celda de la columna que deseamos ordenar.
  • Hacemos clic en el icono orden-a-z que se encuentra en el desplegable del botón “Ordenar y filtrar” en la pestaña “Inicio” dentro del grupo de iconos “Modificar”. El mismo botón se encuentra también en la pestaña “Datos” dentro del grupo “Ordenar y filtrar”.

Si lo que queremos es ordenar filas en orden descendente en función del contenido de una columna, debemos hacer lo siguiente:

  • Hacer clic en la celda de la columna que deseamos ordenar.
  • Hacemos clic en el icono orden-z-a que se encuentra en la misma ubicación anterior.

Veamos un ejemplo: Supongamos que tenemos la siguiente tabla:

tabla-clientes
Tabla con datos relativos a clientes

En ella se muestra el nombre del cliente junto con su fecha de nacimiento y volumen de compra del último mes. Estos datos se muestran conforme se fueron registrando por lo que puede que este no sea el orden más indicado por el que deban mostrarse.

Vamos a ordenar los clientes por edad, mostrando los más jóvenes primero. Por ello, procedemos a hacer lo siguiente:

establecer-orden
Vamos a ordenar los datos de nuestra tabla según un criterio.
  • Hacemos clic sobre cualquier celda de la tabla.
  • Nos dirigimos a la pestaña “Datos” para posteriormente hacer clic sobre el botón “Ordenar” del grupo “Ordenar y filtrar”. Este botón ofrece un mayor potencial que los botones adyacentes de ordenar de menor a mayor y de mayor a menor.
  • Le decimos que ordene por la columna B, como Excel ha reconocido automáticamente que la primera fila contiene los encabezados de título, nos indica el valor de este en B1 (Fecha).
  • Por último establecemos que los valores se ordenen de menor a mayor antigüedad y pulsamos “Aceptar”.

Manteniendo el orden principal por fecha de nacimiento, podríamos establecer un segundo criterio para aquellos registros que atendiendo al anterior criterio de ordenación tuviesen la misma valoración. Es decir, si en nuestro ejemplo tuviésemos dos o más individuos con la misma fecha de nacimiento podríamos establecer un o más subcriterios para que éstos se ordenaran.

varios-criterios
Podemos establecer varios criterios para ordenar los datos. En los casos en que jerarquicamente varios datos tengan la misma posición, se aplicará el segundo (y si fuera necesario, sucesivos) criterio para ordenarlos.

Ordenar por filas

Como último ejemplo vamos a realizar una pequeña modificación en nuestra tabla original: Supongamos que hemos traspuesto los datos de modo que lo que antes aparecía en columnas ahora aparece en filas y viceversa.

orden-horizontal

Ahora los registros están en columnas, por lo que tendremos especial cuidado en marcar en Excel la opción de “Ordenar de izquierda a derecha” desde el botón de “Opciones” de la ventana de “Ordenar”. En la figura siguiente se muestran los pasos a proceder:

izquierda-derecha

Otros criterios de ordenación

Excel permite también ordenar por color de celdas, color de la fuente utilizada o icono de celda. Estas opciones de ordenación se utilizan habitualmente cuando tenemos creado formatos condicionales en nuestra planilla de Excel. Veamos un ejemplo:

datos-trabajadores
Presentamos la siguiente tabla con datos sobre los trabajadores de un centro a los que vamos a ordenar según varios criterios.

En esta tabla hemos presentado un detalle de las percepciones salariales de cada uno de los trabajadores de una empresa durante un mes y queremos hacer un estudio en el que debemos tener en cuenta la antigüedad del trabajador y la cantidad anticipada de su nómina que se le ha concedido así como también estudiar si su salario base está por encima o por debajo del convenio.

Hemos creado de antemano una serie de formatos condicionales:

  • En la columna D (antigüedad) hemos establecido un criterio para que se sombreen las fechas posteriores al día uno de enero de 2013.
  • En la columna E (devengado) hemos establecido una serie de iconos en forma de bandera de tal manera que si el trabajador posee un salario por debajo de lo que se establece en convenio aparezca una bandera roja mientras que si excede en un 15% el mínimo fijado se coloca una bandera verde, mientras que para los salarios que se sitúen en valores considerados normales, aparecerá una bandera amarilla.
  • Por último hemos creado otros iconos de alerta en la columna M (anticipos) para que aparezca un icono rojo en los casos en que se solicite un anticipo superior a 500 euros, un icono amarillo si el anticipo concedido fue menor de esta cantidad y un icono verde si el trabajador no solicitó ningún anticipo.

De este modo podemos ordenar las columnas por los formatos de cada una de las celdas atendiendo a los criterios de la regla condicional que hemos creado:

criterios de ordenacion
Establecemos un criterio principal y varios subcriterios.

Los criterios de ordenación han sido en primer lugar los trabajadores con alta posterior a enero de 2013, luego aquellos cuyo devengado se exceda a lo fijado en convenio y que tenga un incentivo superior a 500 euros. Como último criterio se establece la cantidad líquida percibida por el trabajador.

datos ordenados
Los datos de la tabla se han ordenado conforme a los criterios establecidos.

Comprobamos que en este sistema de ordenación por categorías (por formato de celda o icono), todos los trabajadores cuya fecha de antigüedad está sombreada en azul tienen la misma ponderación, independientemente de cual sea esta fecha. El criterio para establecer que unos vayan antes que otros en la ordenación es que además su devengado esté dentro del conjunto de los que tienen el banderín verde. En caso de que distintos trabajadores pertenezcan al mismo colectivo de antigüedad y devengado, se aplicará el tercer criterio de discriminación por el icono que aparezca en anticipo. Solo en el caso de que aun así varios trabajadores se encuentren en el mismo grupo, se aplicará el cuarto criterio de ordenación por líquido percibido.

¿Qué es lo que hubiera pasado si hubiéramos establecido una ordenación por valores absolutos en vez de por categorías?

criterio-adicional

En este caso, al ordenar los valores se ordenan atendiendo la fecha en que el trabajador se dio de alta y en caso de que la fecha coincida para más de un trabajador, se aplicará el segundo y subsiguientes criterios de ordenación para averiguar cuál de ellos va primero que otro. Lo que es lo mismo, si no se produce el caso de que se hubieran contratado varios trabajadores el mismo día no se aplicará el segundo criterio de ordenación y mucho menos el tercer y cuarto criterio.

Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en esta lección desde el siguiente enlace:
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