Formato condicional

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Establecer reglas para formato condicional

El formato condicional nos permite establecer determinados formatos para un rango de celdas dependiendo de los valores que éstas tomen. Por ejemplo, podemos usar el formato condicional para resaltar las celdas con registros menores a los objetivos marcados.

Básicamente, cuando establecemos condiciones para dar formato a un rango de celdas, Excel revisa cada celda en el rango para determinar si cualquiera de las condiciones que hemos especificado es satisfecha. Luego Excel aplica el formato que hemos elegido para esa condición a todas las celdas que satisfagan la condición.

El botón de Formato Condicional se encuentra dentro del grupo de “Estilos” en la pestaña “Inicio”.

boton-formato-condicional

Al hacer clic sobre el botón se nos mostrará un desplegable con numerosas opciones:

desplegable-formato-condicional
Podremos hacer uso de las fórmulas condicionales propuestas por Excel o definir una nueva

Para comprobar las bondades que nos ofrece esta herramienta, tomemos la siguiente tabla donde se refleja la evolución mensual del Euribor. Pretendemos averiguar si en los últimos meses el Euribor ha sufrido una caída o por el contrario ha retomado una senda de endurecimiento de tipos de interés.

euribor

Seleccionaremos el rango de los datos de tipos de interés y dentro de la pestaña “Inicio” nos vamos a “Estilos” y “Formato Condicional”. En el submenú que se nos despliega seleccionaremos “Reglas superiores e inferiores” y a continuación “10 inferiores”. En la nueva ventana le pediremos que nos señale los quince valores más bajos y que nos aplique un formato en verde como se indica en la imagen.

condición-formato-condicional
Aplicaremos el formato de celda a las que cumplan la condición.

A continuación volveremos a seleccionar el rango B2:B178 y regresaremos a “Reglas superiores e inferiores”. Esta vez seleccionaremos “10 superiores” y elegimos resaltar los 15 números superiores y aplicaremos un formato en rojo.

Si todo ha salido como esperado, Excel habrá aplicado un formato en verde para las variables de Euribor que van a partir del segundo semestre de 2012 y un formato en rojo para los picos producidos entre los años 2007-2008 y en los meses correspondientes al segundo semestre del año 2000.

ejercicio-excel

Formato Condicional: Resaltando valore duplicados

Un problema frecuente cuando manejamos grandes volúmenes de información en nuestra base de datos en Excel, es la aparición de referencias duplicadas. La búsqueda manual de referencias repetidas puede ser muy costoso en términos de tiempo (además de ser bastante aburrido), más aun cuando manejamos varios centenares de referencias.

Una solución para ello, pasa por usar la función de formato condicional que incorpora el paquete Excel. Esta función está en principio diseñada para resaltar valores que cumplan unas características que nosotros hayamos establecido previamente como por ejemplo los que se encuentren por encima de la media, los diez mejores o los que estén por debajo de tal cantidad, etc. Por supuesto, la característica de encontrar valores duplicados también se encuentra entre sus muchas opciones.

Partamos de una sencilla tabla en la que manejamos una serie de datos de unos asociados cooperativistas: su nombre, número de socio y volumen de compras del mes en curso.

socios-cooperativisas
Listados de socios cooperativistas.

En el campo del nombre pudiera darse el caso que tuviésemos registrados dos socios distintos que se llamasen igual pero sería imposible que tuviésemos dos socios con el mismo número identificativo ya que a cada socio le corresponderá un número de socio único y distinto al resto. Por tanto, nuestro campo clave para buscar duplicados será la columna B cuyo título es «Identificación socios«.

pasos-realizar
Pasos a realizar

Nuestro objetivo va a ser que Excel nos indique los números de socios que se han repetido en nuestra tabla para así corregir si se hubiera introducido erróneamente o eliminar la fila si se ha duplicado el socio. Una vez seleccionada la columna en cuestión, la opción de Formato Condicional se encuentra en la ficha Inicio, dentro de la actividad Tareas. Para nuestro ejemplo vamos a pedirle a Excel que nos resalte en color los números de socios duplicados.

Así, le indicaremos que use las escalas de color y nos iremos a buscar más reglas. En la nueva ventana, seleccionaremos la regla de «Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados«, seleccionando más abajo que solo lo aplique a los valores duplicados. Una vez indicado el formato como queramos que nos aplique a los valores duplicados (en el ejemplo, aplicará un sombreado morado y el color de fuente en gris, no obstante ofrece opciones totalmente personalizables desde cambiar el tipo de fuente y formato o añadirle un borde de celda distinto).

Como resultado, nos indica que ha encontrado un número de socio que se repite en nuestra tabla. Como vemos que tanto el nombre, número de identificación y compras es el mismo, podemos concluir en eliminar el registro duplicado.

Otra manera más directa que nos permite borrar los datos repetidos es con la herramienta de “Quitar datos duplicados” . Ésta se encuentra en la pestaña “Datos”, dentro del subgrupo “Herramientas de datos”. La desventaja de hacerlo de este modo es que no ofrece opción a revisar los datos que elimina, pues directamente suprime cualquier dato que se encuentre duplicado en la selección que le hayamos indicado.

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En este caso, borraremos todos lo valores duplicados sin revisarlos.

 

Establecer varias reglas de formato condicional

Supongamos que tenemos la siguiente tabla de algunos de nuestros clientes:

clientes-identificacion
Datos identificativos sobre clientes

En primer lugar vamos a resaltar en rojo todos los nombres duplicados en A3:A10.

  • Seleccionamos el rango A3:A10
  • Hacemos clic en “Formato Condicional
  • En el grupo “Estilos”, hacemos clic en “Resaltar reglas de celdas
  • Hacemos clic en “Duplicar valores”.
  • Seleccionamos relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
formato-regla
Como hicimos en la lección anterior, resaltaremos los valores duplicados.

En segundo lugar, vamos a resaltar en amarillo las celdas que contengan el texto “Valencia” en B3:B10.

  • Seleccionamos el rango B3:B10
  • Hacemos clic en “Formato Condicional
  • En el grupo “Estilos”, hacemos clic en “Resaltar reglas de celdas”
  • Hacemos clic en “Texto que contiene…”.
  • Introducimos “Valencia” en el cuadro
  • Seleccionamos relleno amarillo con texto amarillo oscuro.

En tercer lugar, queremos resaltar en verde cualquier celda que contiene la fecha de ayer y con un borde de celda en rojo cualquier fecha durante los últimos siete días, quedando el resto sin resaltar.

  • Seleccionamos el rango C3:C10
  • Hacemos clic en “Formato Condicional
  • En el grupo “Estilos”, hacemos clic en “Resaltar reglas de celdas
  • Hacemos clic en “Fecha”.
  • Seleccionamos “Ayer” y en cuanto al formato elegimos “relleno verde con texto verde oscuro
  • Repetimos los mismos pasos pero en vez de seleccionar “Ayer” desplegaremos el menú y seleccionaremos “En los últimos 7 días” y le aplicaremos un borde rojo.

El resultado final será el siguiente:

resultado-formato-condicional
Estas son las celdas que hemos resaltado tras aplicar el formato condicional
Descargar archivo adjunto
Podemos descargar el archivo Excel que hemos utilizado en esta lección desde el siguiente enlace:descarga

 

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