Segmentación de datos compartida

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¿Qué es la segmentación de datos compartida?

Continuando con las múltiples opciones que nos permiten las tablas dinámicas y la segmentación de datos, cuando en un informe existen varias tablas dinámicas creadas desde una misma tabla de datos, es más que probable que queramos que los filtros activos se apliquen a todas las tablas dinámicas (o a algunas de ellas) de nuestra hoja de cálculo . La opción de duplicar los filtros para cada una de las tablas dinámicas, además de ser bastante engorroso, nos puede inducir a cometer algún error si no estamos atentos acerca de qué filtros están activos en cada una de las tablas. Por lo que resultaría mucho más cómodo tener un filtro «maestro» que se aplicará a todas las tablas dinámicas a la vez.

Microsoft puso solución a esto incorporando la opción de vincular una segmentación a varias tablas dinámicas simultáneamente. De manera que los cambios que vayamos haciendo en la segmentación compartida se reflejen en las tablas dinámicas que estén conectadas a dicha segmentación.

Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como compartidas.

Se puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla dinámica. También podemos insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica. Veamos un ejemplo:

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Hemos creado dos tablas dinámicas pero la segmentación de datos solo se aplica a la primera.

¿Cómo conectamos la segmentación de datos a varias tablas dinámicas?

Hemos creado dos tablas dinámicas, ventas a clientes y las ventas realizadas por cada comercial. La segmentación de datos que existe es una segmentación local pues solo se aplica a la primera tabla dinámica, ventas a clientes. Es decir, las modificaciones que introduzcamos en la segmentación de datos solo afectarán a esa tabla dinámica y no repercutirá a la tabla dinámica de ventas por personal comercial. Por ello, los totales de ambas tablas no reflejan la misma cantidad.

Para conectar la segmentación de datos a esta segunda tabla dinámica haremos clic sobre la segmentación de datos que deseamos compartir. Una vez seleccionada la segmentación de datos, se mostrará una ficha en la cinta Excel denominada «Opciones».

En el subgrupo de botones Segmentación de datos, tendremos un botón denominado «Conexiones de la tabla dinámica«, tal como se puede apreciar en la imagen inferior:

Al hacer clic en una segmentación de datos, se activará la ficha Opciones de segmentación.

Si hacemos clic sobre dicho botón, se nos mostrará un cuadro de diálogo denominado «Conexiones de informe«. En este cuadro se nos mostrará sobre qué tabla dinámica se está aplicando la segmentación. En el ejemplo, la segmentación de datos «Mes» se aplica sobre la tabla dinámica «Venta por centro venta» pero no sobre la tabla dinámica «Venta por comercial/promoción«. (Si no hemos asignado un nombre a la tabla dinámica, Excel las denominará Tabla dinámica1, Tabla dinámica2, y así correlativamente).

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Vista del cuadro de diálogo de conexión entre tablas dinámicas.

Si activamos también la casilla para conexión con la tabla dinámica «Venta comercial/promoción» haremos que la segmentación de datos «Mes» esté conectada a ambas tablas.  De este modo, podremos aplicar el filtro de venta por cada mes seleccionado. Del mismo modo, podremos conectar la segmentación de datos «Producto» a las dos tablas tal como acabamos de realizar con la segmentación de datos «Mes«. Cabe destacar que, en la ventana de «Conexión de informe» se nos mostrará tantas casillas de verificación como tablas dinámicas se encuentren disponibles en la hoja de cálculo.

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Una vez conectada la segmentación, vemos que los totales de ambas tablas coinciden.

 

 

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