Subtotales en nuestras tablas Excel

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Calcular subtotales

Excel puede calcular subtotales de forma automática en celdas concretas de las tablas usando el comando Subtotal, incluido en el grupo de herramientas “Esquema” de la ficha “Datos”.

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En esta hoja de cálculo Excel hemos presentado las ventas diarias de distintas gamas de productos.

Situémonos en la celda A1 y, en la ficha Datos, pulsemos en el comando “Subtotal” del grupo “Esquema”.

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Al pulsar sobre el botón Subtotal se abrirá una nueva ventana cuyo título es Subtotales. En ella deberemos indicar a Excel en qué celdas se insertará la función SUBTOTALES.

Con ello se abrirá la ventana “Subtotales”. En el menú “Para cada cambio en”, mantendremos seleccionada la opción “Fecha”, que nos permitirá calcular los totales diarios. En el panel “Agregar subtotal a” seleccione además de la columna “Total venta IVA incluido”, la llamada “Cantidad” y pulsemos el botón Aceptar.

ventana-subtotales

Automáticamente se añaden los totales de cada día para las columnas Cantidad y Total Venta y se genera un esquema.

tabla-subtotales

Expandiendo y contrayendo los niveles de resumen

Pulsemos sobre el número totales , situado en la cabecera de los controles de esquema.

total-excel

En el nivel  totales  sólo se muestra el Total general. Pulsemos sobre el número  total-2nivel  en el cuadro de controles.

segundo-nivel-excel
En el segundo nivel se nos muestran las ventas totales agrupadas de cada uno de los días que aparecen en nuestros registros.

Ahora podemos ver el total de ventas diario. Pulsemos en el nivel  subtotales-detalle  y observemos cómo la tabla vuelve a mostrar todos los niveles.

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En este caso, el tercer nivel de subtotales corresponde con el máximo detalle de datos.

Pulsemos ahora sobre el primero de los signos Menos boton-menos , que corresponde al total del 19 de marzo. Con ello se ocultarán (contraerán) las filas correspondientes a este día y el botón Menos boton-menos es sustituido por un botón con signo más botón expandir  que indica que hay datos ocultos que se pueden expandir y mostrar en pantalla.

expandir y contraer datos

Nuevamente seleccionemos cualquier celda de la tabla y pulsemos sobre el botón “Subtotal”. Despleguemos la lista del cuadro “Usar función”, comprobemos la cantidad de funciones que podríamos aplicar a cada subtotal. Seleccionemos de entre todas ellas, la opción “Promedio”.

expandir y contraer datos

Podríamos también establecer que la aplicación insertase un salto de página manual después de cada subtotal al igual que si no estuviera seleccionada la opción “Resumen debajo de los datos”. De igual modo, podríamos hacer que los subtotales se ubiquen arriba de los datos. Una vez pulsemos sobre el botón Aceptar se añadirán los promedios de cada día al igual que un nuevo nivel al esquema.

expandir y contraer datos

Al agregar otro tipo de subtotal, se añade un nuevo nivel al esquema de la hoja de cálculo. Excel ha aplicado en cada corte esta misma fórmula, SUBTOTALES.

Para borrar todos los subtotales nos dirigiremos de nuevo el cuadro de diálogo Subtotales y pulsaremos en el botón “Quitar todos”.

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