Tablas dinámicas: ¿Qué son y cómo se crean?

Por favor compra el curso antes de comenzar esta lección.

Creando la primera tabla dinámica

Las tablas dinámicas son una herramienta de gestión muy eficaz a la hora de analizar, presentar y operar datos. A través de una base de datos inicial podremos generar en Excel unos informes que responderán a las diferentes necesidades de información que nos hayamos planteado. Para ello, tendremos que tener muy presente que, si queremos obtener las respuestas adecuadas, tendremos que saber formular las preguntas.

Entre otros aspectos las tablas dinámicas presentan una serie de ventajas tales como:

 

  • Consultar grandes cantidades de datos desde distintas perspectivas.
  • Contraer o expandir niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
  • Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resúmenes diferentes de los datos de origen.
  • Calcular subtotales, resumir datos por categorías y subcategorías, así como también crear cálculos y fórmulas personalizadas.
  • Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que nos interesa.

Para crear una tabla dinámica precisaremos disponer de una tabla con los datos para poder vincular nuestra tabla dinámica. Para nuestro ejemplo dispondremos de una tabla con los datos de ventas del primer semestre de cuatro tipos de electrodomésticos (Lavadoras, Secadoras, Cafeteras y Ventiladores) en cuatro zonas geográficas distintas (Norte, Sur, Este y Oeste).

tabla-ventas
Tabla con el detalle de ventas

Como vemos, cada fila representa las ventas mensuales por producto y por zona. Para poder analizar esta información, es conveniente agrupar y resumir la presentación de esta información y una manera de hacerlo es mediante la creación de tablas dinámicas.

Nos situaremos en el menú Insertar y pulsaremos sobre el botón Tabla Dinámica del grupo Tablas.

boton-tabla-dinamica

A continuación, aparecerá el cuadro de diálogo “Crear tabla Dinámica” como el siguiente:

ventana-tabla-dinamica
Si tenemos el rango de la tabla seleccionado, dicho campo aparecerá ya indicado.

En el mismo tendremos que seleccionar el origen de datos, para ello nos aseguramos de que el rango de celdas a seleccionar posea siempre encabezados de columna (títulos). En nuestro ejemplo el origen de datos comprenderá las celdas desde A1 hasta F98. Una vez hayamos pulsado el botón Enter para seleccionar el rango de celdas pasaremos a especificar donde queremos que se coloque la tabla dinámica, en nuestro caso la pondremos en la hoja “Dinámica” que ya teníamos creada previamente, aunque si no fuera el caso podríamos crear la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva con tan solo marcar dicha opción.

ventana-tabla-dinamica-rellena
Hemos rellenado los campos donde se encuentran los datos y donde queremos que se cree la tabla dinámica.

Hasta aquí tendremos que destacar:

–    No debemos tener nunca columnas en la tabla de origen sin datos en la primera fila (encabezado).

–    Podemos seleccionar el rango de celdas antes de seleccionar la tabla dinámica y nos lo reconocerá cuando le demos al botón de Insertar Tabla Dinámica.

–    Podremos tener los datos en el mismo archivo Excel de la tabla dinámica o en otro diferente.

–    Podremos obtener datos de otras fuentes externas mediante la opción que tiene las tablas dinámicas de “Utilizar una fuente de datos externa.

–    No deberemos tener columnas en blanco en mitad de los datos seleccionados en la tabla correspondiente.

Acto seguido, seleccionamos los campos de la lista de campos y los arrastramos con el puntero allí donde nos interese:

explicacion-campos

De este modo, la configuración de nuestra tabla dinámica quedará como sigue:

campos-rellenados

Podemos deshacer la operación anterior y volverla hacer arrastrando campos entre las distintas áreas: De Rótulo de fila a Rótulos de columna.

Cuando hace clic en una celda situada fuera de la tabla dinámica, el panel deja de verse. Para hacer que aparezca de nuevo, basta con hacer clic en una celda cualquiera de la tabla dinámica.

Igualmente podemos hacer que el panel se cierre, y también volver a abrirlo, haciendo clic derecho en una celda de la tabla dinámica y escogiendo la opción Mostrar lista de campos (Ocultar lista de campos en el caso de que quisiésemos que no se viesen).

El cualquier caso, si hemos ubicado cada uno de los campos en la disposición que muestra la imagen superior, el resultado obtenido será el siguiente:

primera-tabla-dinamica
El diseño es un poco tosco, pero en las siguientes lecciones aprenderemos a mejorarlo.

Excel nos ha sumado los totales de ventas por zona y producto de cada uno de los meses. De otra manera hubiéramos tenido que trabajar con filtros e ir sumando cada una de las ventas durante los meses analizados y teniendo en cuenta la zona donde se produce la venta.

Etiquetas de lecciones: Excel, tabla dinámica
Volver a: Excel para Contables y Controllers > Tablas dinámicas