Marcas de agua en Microsoft Excel

Al contrario que ocurre en Microsoft Word, Excel no tiene herramientas adecuadas para crear e imprimir marcas de agua. Esto es sobre todo molesto si ocupamos un puesto de gerencia y tratamos información delicada que queremos marcar como «confidencial» cuando la pasamos al personal de nuestro equipo, o cuando tenemos que pasar un informe preliminar a gerencia para su aprobación y necesitamos marcarlo como «borrador».

Por supuesto, siempre nos queda la opción de usar la función «Fondo» de Excel» para agregar una imagen y que la misma aparezca «detrás» de la hoja de trabajo, pero en este caso dicha imagen no aparecerá en la «Vista Preliminar de Impresión«, y lo que puede resultar el principal problema: tampoco se imprimirá.

fondo-watermark

Aunque la opción de insertar un fondo pueda parecer óptima, cuenta con el principal problema que no se verá reflejada cuando imprimamos el documento.

Entonces, ¿cómo se crea una marca de agua para mostrar que la información es un borrador o tiene carácter confidencial? Hay un par de maneras de solucionar esta deficiencia:

En primer lugar, existen algunas impresoras que tienen la utilidad de incorporar  marcas de agua y colocarlas en el documento que se va a imprimir.  Si este es nuestro caso, esta puede ser la solución más fácil.

marcaagua-impresora

Algunas impresoras traen junto con sus drivers, la utilidad de imprimir marcas de agua (sea cual sea el formato del documento)

También podemos crear una marca de agua utilizando WordArt para luego colocarla manualmente en cada página de nuestra hoja de cálculo. Al crear el WordArt, tendremos que dar un formato semi-transparente a los colores y usar un relleno gris claro. Esta solución toma un poco de prueba y error para obtener exactamente lo que queremos, y con el inconveniente añadido de tener que colocar el gráfico en cada página del documento.

wordart-como-marca-de-agua

Tendremos que copiar y pegar el wordart en cada una de las páginas que se imprimirán, por lo que esta solución tampoco nos acaba de satisfacer.

Otra solución es que simplemente hagamos dos impresiones: Aprovecharemos el potencial de Word para crear e imprimir la marca de agua y luego volveremos a introducir el papel en la impresora para que nuestro documento de Excel se imprima en dichos folios. Esto puede sonar enrevesado, pero no es más molesto que las anteriores soluciones, además cuenta con el beneficio de  que tendremos un archivo de Excel más pequeño, ya que no estaremos guardando gráficos en el documento.

Por último, la opción que más me ha convencido es la de insertar una imagen como encabezado con el texto que queremos que aparezca. Para ello iremos a la ficha «Diseño de página» y en la sección de «Configurar página» seleccionaremos «Encabezado y pie de página» para luego hacer clic sobre el botón «Personalizar encabezado«…

La opción de insertar la imagen como encabezado es la que más ventajas presenta.

… luego seleccionaremos la imagen con el texto deseado (ej. «BORRADOR«, «CONFIDENCIAL«, «NO COPIAR«, etc.) para insertarla en la sección central. Luego, en formato de la imagen desplegaremos el campo «Color» para establecer como «Marca de agua» como se señala en la imagen inferior:

marca-de-agua

Es muy importante que establezcamos el formato de la imagen correcto si no queremos que la imagen haga ilegible nuestros datos!

Espero que este análisis os haya parecido interesante!

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